Zoekopdrachten

Aan de hand van een zoekopdracht is het mogelijk om de dataset te doorzoeken, dit is vergelijkbaar met bijvoorbeeld een zoekopdracht in Google. ZyLAB ONE biedt veel mogelijkheden om uw zoekopdracht te verfijnen. Hieronder, in Uitleg 2, vindt u een overzicht van alle zoekopties. Om een zoekopdracht uit te voeren kunt u gebruik maken van de zoekbalk, deze wordt hieronder in Uitleg 1 verder toegelicht.

Uitleg 1 - De zoekbalk

De zoekbalk ziet er als volgt uit:

Hier kunt u uw zoekopdracht invullen.
Hier kunt u een meta data filter toevoegen, meer in uitleg 3 hieronder.
Hier kunt u een label toevoegen. Als u dit doet zult u alleen zoeken in de documenten die dit label hebben. Het is ook mogelijk om bepaalde labels juist uit te sluiten, documenten met deze labels zullen dan juist niet weergegeven worden in de resultaten.
Hier kunt u kiezen of u wilt zoeken tussen de nog niet of juist wel beoordeelde documenten.
Hier kunt u schakelen tussen de zoekopdracht bouwer (dit zorgt ervoor dat wanneer u uw zoekopdracht bouwt het overzichtelijk blijft) en de pure tekstvorm van uw zoekopdracht.
Hier kunt u uw opgeslagen zoekopdrachten alsmede uw zoekgeschiedenis terug zien.
Hier kunt u uw huidige zoekopdracht opslaan.
Hier kunt u uw zoekbalk mee leegmaken.
Hier kunt u verschillende opties van de zoekopdracht bouwer toevoegen aan uw zoekopdracht.
Dit is de knop om uw zoekopdracht uit te voeren.

Voor het opstellen van een goede zoekopdracht in ZyLAB ONE kunt u het stappenplan gebruiken die hieronder wordt weergegeven. Daaronder, in voorbeeld 1, vindt u een voorbeeld van de toepassing van dit stappenplan in de vorm van een query c.q. zoekopdracht. Het opstellen van een goede zoekopdracht kan veel tijd kosten en vergt ervaring. ZyLAB kan hierbij ondersteuning bieden, neem hiervoor contact op met uw contactpersoon binnen ZyLAB.

Stappenplan voor het opstellen van een zoekopdracht in ZyLAB ONE:

U dient te beginnen met het selecteren van trefwoorden. Deze trefwoorden stelt u op, op basis van de documenten die u wilt vinden. Goede trefwoorden gaan meestal over de volgende onderwerpen:
1. De tijdsperiode van de gezochte documenten.
2. De vindplaats of de eigenaar van de documenten.
3. Het bestuurlijk onderwerp.
  
  Goede trefwoorden zijn meestal uniek, dus bijvoorbeeld: een naam, ordernummer, citaat, niet vaak gebruikt woord etc.
Wanneer u uw trefwoorden heeft geselecteerd moet u van elk trefwoord het volgende nagaan:
- Zijn er synoniemen? Bijvoorbeeld fiets, rijwiel, tweewieler etc.
- Zijn er verschillende schrijfwijzen? Bijvoorbeeld gemeenten en gemeentes of computer en pc
- Wordt er vaak een spelfout gemaakt bij dit trefwoord? Bijvoorbeeld cado, kado, cadeau of kadeau.
- Zijn er afkortingen? Bijvoorbeeld zo snel mogelijk of z.s.m.
- Wordt het vaak in een andere taal geschreven? Bijvoorbeeld probleem of issue.
- In het geval van namen kan het voorkomen dat een persoon een bijnaam heeft.
Indien uw trefwoorden werkwoorden bevat moet u nagaan welke vervoegingen u nog meer wilt vinden. Bijvoorbeeld zoek, zoekt, zoeken, zocht, gezocht etc. U kunt de vervoegingen vinden door middel van wildcards zoals *, ? of []. Meer informatie over de wildcards vindt u in Uitleg 2 hieronder.
Door middel van een fuzzy search kunt u spelfouten vinden. Wij raden u aan dit alleen aan te doen bij woorden van 6 of meer letters, anders vindt u ook veel ruis. Meer informatie over de fuzzy search vindt u in Uitleg 2 hieronder.
U kunt de kwaliteit van u trefwoorden testen door middel van een batch search. Meer informatie over batch zoeken vindt u in het topic Batch zoeken.
U kunt met uw trefwoorden eerst oriënterend zoeken door middel van een quorum search. Meer informatie over de quorum search vindt u in uitleg 2 hieronder.
U kunt uw zoekopdracht specifieker maken door verschillende zoekvragen aan elkaar te knopen door middel van Booleans (AND, OR, NOT). Meer informatie over Booleans vindt u in Uitleg 2 hieronder.
Indien iets niet klopt in de zoekopdracht, geeft ZyLAB ONE in een error aan op de plek in de zoekopdracht waar de fout zich bevindt. In het onderstaande voorbeeld is er waarschijnlijk een fout gemaakt bij het 27ste karakter van de zoekopdracht.

Krijgt u de fout niet opgelost? Neem contact op met ZyLAB.

Vergeet uw zoekopdracht niet op te slaan door op Zoekopdracht bewaren te klikken, zie Uitleg 1 stap 7 hierboven.

Voorbeeld 1 - Query

Gemeente X heeft een Woo-verzoek ontvangen. De verzoeker wil graag alle documenten inzien die betrekking hebben op het nieuw aangelegde kunstgras voetbalveld achter zijn huis, liggende aan de straat de Bullewijk. Het project van de aanleg van het kunstgras voetbalveld is behandeld door de ambtenaar Piet Smit. De aanleg is gedaan door het startup bedrijf Nepveld b.v.

Als trefwoorden pakken we: Piet Smit, kunstgras, voetbalveld, Bullewijk, Nepveld b.v. Deze trefwoorden hebben verschillende manieren hoe ze in de documenten terug kunnen komen.

Piet Smit	jeugdzorg	Voetbalveld	Bullewijk	Nepveld b.v.
P. Smit	jeugd zorg	Voetbal veld	Bullenwijk (spelfout)	Nepveld
Heer Smit	jongren (spelfout) zorg	Voetbalveldje		Nep veld
Hr. Smit		Voetbal veldje
Meneer Smit
Mr. Smit
Pietje

Er zijn meer variaties mogelijk, deze zijn ten behoeve van dit voorbeeld buiten beschouwing gelaten.

Indien Nepveld b.v. een Duits bedrijf was geweest, had het ook interessant kunnen zijn om kunstgras in het Duits op te nemen.

We gaan de trefwoorden nu zo aanpassen met gebruikmaking van de wildcard dat we alle mogelijkheden kunnen vinden. U kunt ook elke vervoeging apart opnemen.

Piet Smit, Pietje, ?r. Smit, Heer Smit, Meneer Smit

jeugdzorg~1, jeugd zorg, jongeren~1 zorg

Voetbalveld~1, voetbal veld, voetbal veldje, voetbalveldje~1

Bullewijk~1

Nepveld~1, Nepveld b.v.

Wanneer we de trefwoorden testen in met batch zoeken blijkt dat de trefwoorden Nepveld~1, synthetisch~1 gras, pietje, heer Smit en *r, Smit niet voorkomen in de documenten. Van de overgebleven trefwoorden maken we een quorum search.

1 OF {Piet Smit, Meneer Smit, kunstgras~1, kunst gras, Voetbalveld~1, voetbal veld, Voetbal veldje, voetbalveldje~1, Bullewijk~1, Nepveld~1}
Helaas vinden we ook nog veel documenten die niks met de zaak te maken hebben. We zien al snel dat elk relevant document altijd de naam Piet Smit bevat. Dit passen we toe op de zoekopdracht.

Piet Smit AND 1 OF {kunstgras~1, kunst gras, Voetbalveld~1, voetbal veld, Voetbal veldje, voetbalveldje~1, Bullewijk~1, Nepveld~1}
Met deze zoekopdracht worden vrijwel alleen maar relevante documenten gevonden.

Uitleg 2 - Zoekmogelijkheden

	Zoekopdracht	Zoekresultaten	Uitleg
Trefwoorden	zylab	ZyLAB, zylab, ZYLAB, zy-lab, etc.	Met trefwoorden vindt u het woord precies zoals het geschreven is. Een uitzondering is het - teken. Deze wordt altijd gevonden.
Trefwoorden	email	email en e-mail
Boolean	zylab AND gemeente	ZyLAB en gemeente, maar niet alleen ZyLAB of alleen gemeente	AND betekent dat beide trefwoorden gevonden moeten worden.
	NOT gemeente	Alles waar gemeente niet in voorkomt.	NOT betekent dat dit trefwoord niet in het document mag staan.
	ZyLAB OR gemeente	ZyLAB, gemeente, ZyLAB gemeente	OR betekent dat 1 van 2 (of meer) in het document moeten staan.
	ZyLAB AND NOT gemeente	ZyLAB, maar niet gemeente	AND NOT betekent dat het eerste trefwoord wel in een document moet staan en het tweede trefwoord niet.
Zinnen	ZyLAB ONE wordt gebruikt voor Woo-verzoeken.	ZyLAB ONE wordt gebruikt voor Woo-verzoeken.	Door woorden achter elkaar te plaatsen kan op zinnen of zinsdelen worden gezocht.
Fuzzy	computer~1	computer, computers, komputer, maar ook compute8	Een fuzzy van 1 betekent dat 1 karakter mag afwijken in het woord. Dit betekent dat het woord 1 karakter langer of korter mag zijn of dat 1 letter een andere letter mag zijn.
Fuzzy	computer~2	computer, computers, komputers, conpuker, canputer	Een fuzzy van 2 betekent dat 2 karakters verschillend mogen zijn.
Wildcards	?oor	boor, voor, koor, maar ook 7oor	Alleen het karakter dat is vervangen door de ? mag afwijken.
	*oor	boor, voor, daarvoor, kerkkoor, 234oor	Kan voor of na een gedeelte van een woord geplaatst worden. Alles mag afwijken wat voor of na het * teken staat.
	voor+	voor, voorr, voorrrrrrr	De letter waar het + teken achter staat mag meerdere keren achter elkaar voorkomen.
	bo{1,3}k	bok, book, boook, maar niet booook	De letter waar {1,3} achter staat mag 1, 2 of 3 keer voorkomen. De cijfers kunt u naar wens aanpassen.
	[a-m]oor	boor, koor, joor, maar niet voor	Het karakter dat wordt vervangen door [a-m] mag alleen een letter tussen A en M zijn. De letters in de zoekopdracht kunnen naar wens worden aangepast.
	[^a-m]oor	voor, xoor, maar niet boor or koor	Het karakter dat wordt vervangen mag niet een letter tussen A en M zijn. De letters in de zoekopdracht kunnen naar wens worden aangepast.
Number range	<10	4, 8, -9, -73 maar niet 16	Het getal moet onder de 10 zijn.
	<=10	4, 8, 10, -84, maar niet 11	Het getal moet onder of gelijk aan 10 zijn.
	=10	10 maar niet 6 of -10	Het getal moet 10 zijn.
	<>10	6, -10, 87, maar niet 10	Het getal mag alles behalve 10 zijn.
	>10	17, 89, maar niet 7 of -23	Het getal moet meer dan 10 zijn.
	>=10	10, 17, 809 maar niet 9 of -10	Het getal moet meer of gelijk aan 10 zijn.
Proximity	Ik w/1 Jan	'Ik heet Jan', 'ik ben Jan', 'Jan ken ik' maar niet 'ik ken een Jan'.	Er mag 1 woord tussen de twee trefwoorden staan. Het getal kan naar wens aangepast worden.
Proximity	Ik p/1 Jan	'Ik heet Jan', 'ik ben Jan', maar niet 'Jan ken ik' of 'ik ken een Jan'	Er mag 1 woord tussen de twee trefwoorden staan, maar het eerste trefwoord moet altijd eerder voorkomen dan het tweede trefwoord. Het getal in de zoekopdracht kan naar wens worden aangepast.
Field Filter	Datum=01-01-1990	Alles waar een veld datum is waar 01-01-1990 in staat.	Met Field Filter zoekt u op de metadata van het document, niet op de tekst in het document. Meer informatie hierover vindt u in uitleg 14 hieronder.
Quorum	2 of {Jan, Jaap, Joop}	Documenten waar Jan, Jaap, Joop in voorkomt. Documenten waar Jan, Joop in voorkomt. Documenten waar Jan, Jaap in voorkomt. Documenten waar Jaap, Joop in voorkomt. Maar niet documenten waar alleen Jan, Jaap of Joop in voorkomt.	Er moeten minimaal 2 van de 3 trefwoorden in een document voorkomen. De trefwoorden kunt u zelf bepalen en het getal kunt u ook naar wens aanpassen.
Queries	1 of {Jan, ik w/1 Jaap NOT Joop}	Documenten waar Jan of documenten waar 'ik' binnen 1 woord van Jaap staat en Joop niet in voorkomt	Queries is het gebruiken van meerdere zoekmogelijkheden tegelijkertijd.
Audio en video	Ik ben Jan	Zal alle video en audio documenten vinden waarin wordt gezegd 'ik ben Jan'.	Het is mogelijk om in audio en video te zoeken. Momenteel is dit alleen in Silverlight. In de toekomst wordt dit aan ZyLAB ONE toegevoegd.

Uitleg 3 - In de metadata zoeken d.m.v. Field Filtering

Er zijn twee verschillende manieren van zoeken:

Er kan gezocht worden in de tekst van de documenten.
Er kan gezocht worden in de metadata van de documenten, oftewel de informatie over de documenten.

Met de field filter is het mogelijk om te zoeken in de metadata van de documenten.

Metadata zijn gegevens die zijn bekend zijn over een document, die niet in het document zelf staan. Denk hierbij aan de bestandsnaam, het type bestand, wanneer het document is aangemaakt, door wie het is aangemaakt, wanneer het voor het laatst is opgeslagen, etc. Soms kan het interessant zijn om in de metadata te zoeken wanneer u bijvoorbeeld documenten zoekt die door een bepaalde medewerker zijn gemaakt.

Dit kunt u doen door onder de zoekbalk op Velden te klikken, zie 1. Vervolgens opent er een nieuw venster hieronder. Als u op Selecteer een veld klikt opent u een lijst, zie 2. In deze lijst staan alle soorten metadata. Veel van deze opties zullen niet interessant voor u zijn. Klik op het gewenste metadata soort. Bij 3 kunt u vervolgens selecteren of u wilt dat het document deze metadata moet bevatten, of juist niet moet bevatten. Bij 4 vult u vervolgens in wat de inhoud van deze metadata precies moet zijn.

In het geval u emails wilt zien die vanaf een bepaald domein zijn gestuurd selecteerd u het veld Email Senders Domain en voert u bij leeg het betreffende domein in. Als u hierop zoekt vindt u alle emails die vanaf het betreffende domein zijn verstuurd.